¿Cómo inscribir en la AEPD los ficheros de datos de tu empresa?

Una vez que ya hemos constituido nuestra propia empresa online lo más lógico es que tengamos o creemos una cartera de clientes, ese es el fin por el que nos hemos embarcado en la gran aventura de tener una empresa, lo que nos aportará un determinado beneficio si sabemos cómo tratar a aquellas personas que confíen en nosotros y adquieran nuestro producto en un principio.

Muchas veces para poder conocer mejor a nuestros clientes necesitamos que sean ellos mismos los que nos vayan guiando, diciéndonos que es lo que más les agrada o disgusta de nuestros productos o servicios dándoles la oportunidad para que en cualquier momento puedan dar su opinión. Esto nos permitirá siempre poder mejorar los servicios prestados lo que se traducirá a largo plazo en un aumento de clientes satisfechos. Para poder hacer lo anterior una buena forma sería dejarlos interactuar en nuestra propia web diciéndonos que piensan.

Por otro lado, también sería interesante mantenerlos informados de todo lo que nuestra empresa está haciendo, así como si ha lanzado algún nuevo servicio o producto para que el cliente sepa que existe y lo pueda adquirir. De este modo haremos que se sienta una persona especial de la cual la empresa se acuerda en todo momento. Evidentemente como habéis podido deducir estamos hablando de enviar newsletter, que son correos personalizados que podemos enviarles a los usuarios de nuestra web.

Lo que queda claro después de todo esto es que el usuario nos deberá de dar sus datos personales para poderles enviar publicidad o mantenerlos actualizados sobre nuestra actividad comercial así como cuando se pueda comprar a través de nuestra web. Por lo que se deberá de crear un fichero de datos. Ahora la cuestión es la siguiente, ¿es obligatorio inscribir un fichero de datos en la AEPD? ¿De qué forma se hace esto? ¿Se puede realizar a través de Internet o te has de personar directamente en la oficina de la AEPD?

Principalmente se va a hacer referencia al artículo 55.2 del RLOPD, y ¿qué se nos dice en este precepto legal? Hace referencia a los datos de titularidad privada que han de ser notificados a la Agencia Española de Protección de Datos. Esto se ha de hacer antes de que se produzca su creación. Una vez que ye tengamos el consentimiento entonces es cuando llevaremos a cabo la actividad en Internet que queramos relacionada con la obtención de información de clientes.

¿Qué debe contener esta notificación previa? Deberá de incluir y citar sin ningún tipo de duda al responsable del fichero para cualquier problema que pudiera surgir. Así mismo se han de dejar claras delimitar lo que serían las funcines o el objetivo por el que se va a desarrollar la web en cuestión. Si hay otras personas en la organización que también van a estar en contacto con los datos personales de los usuarios o clientes con los que cuenta la web en cuestión se habrán de especificar también. Del mismo modo una vez hecho lo anterior nos queda indicar el nivel de medidas de seguridad que se van a llevar a cabo (estás pueden ser básicas, medias, o alta).

Hay un formulario electrónico a través del que se realizan las solicitudes para la la inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos. Esto se hace de forma totalmente gratuita, aunque sería oportuno que tuvieses un certificado digital. En caso de no tenerlo ¿qué ocurre? No te preocupes porque también se podría hacer el trámite por Internet, aunque siempre nos quedará el formato papel aunque pueda resultar más incómodo.

Así mismo el artículo 58 del RLOPD nos dice que se han de mantener actualizados los ficheros en todo momento. Cuando decidamos suprimir o anular la inscripción del registro pasará lo mismo.

Ten en cuenta que aunque parezca una tontería el no inscribir el fichero en la AEPD conllevaría estar incurriendo en una infracción leve que queda reconocida en el artículo 44.2 de la LOPD. ¿Qué significa esto? Que te pueden poder una multa que va desde 601 € hasta los 60.101.

 

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