¿Cómo inscribir en la AEPD los ficheros de datos de tu empresa?

¿Cómo inscribir en la AEPD los ficheros de datos de tu empresa?

Una vez que ya hemos constituido nuestra propia empresa online lo más lógico es que tengamos o creemos una cartera de clientes, ese es el fin por el que nos hemos embarcado en la gran aventura de tener una empresa, lo que nos aportará un determinado beneficio si sabemos cómo tratar a aquellas personas que confíen en nosotros y adquieran nuestro producto en un principio.

Muchas veces para poder conocer mejor a nuestros clientes necesitamos que sean ellos mismos los que nos vayan guiando, diciéndonos que es lo que más les agrada o disgusta de nuestros productos o servicios dándoles la oportunidad para que en cualquier momento puedan dar su opinión. Esto nos permitirá siempre poder mejorar los servicios prestados lo que se traducirá a largo plazo en un aumento de clientes satisfechos. Para poder hacer lo anterior una buena forma sería dejarlos interactuar en nuestra propia web diciéndonos que piensan.

Por otro lado, también sería interesante mantenerlos informados de todo lo que nuestra empresa está haciendo, así como si ha lanzado algún nuevo servicio o producto para que el cliente sepa que existe y lo pueda adquirir. De este modo haremos que se sienta una persona especial de la cual la empresa se acuerda en todo momento. Evidentemente como habéis podido deducir estamos hablando de enviar newsletter, que son correos personalizados que podemos enviarles a los usuarios de nuestra web.

Lo que queda claro después de todo esto es que el usuario nos deberá de dar sus datos personales para poderles enviar publicidad o mantenerlos actualizados sobre nuestra actividad comercial así como cuando se pueda comprar a través de nuestra web. Por lo que se deberá de crear un fichero de datos. Ahora la cuestión es la siguiente, ¿es obligatorio inscribir un fichero de datos en la AEPD? ¿De qué forma se hace esto? ¿Se puede realizar a través de Internet o te has de personar directamente en la oficina de la AEPD?

Principalmente se va a hacer referencia al artículo 55.2 del RLOPD, y ¿qué se nos dice en este precepto legal? Hace referencia a los datos de titularidad privada que han de ser notificados a la Agencia Española de Protección de Datos. Esto se ha de hacer antes de que se produzca su creación. Una vez que ye tengamos el consentimiento entonces es cuando llevaremos a cabo la actividad en Internet que queramos relacionada con la obtención de información de clientes.

¿Qué debe contener esta notificación previa? Deberá de incluir y citar sin ningún tipo de duda al responsable del fichero para cualquier problema que pudiera surgir. Así mismo se han de dejar claras delimitar lo que serían las funcines o el objetivo por el que se va a desarrollar la web en cuestión. Si hay otras personas en la organización que también van a estar en contacto con los datos personales de los usuarios o clientes con los que cuenta la web en cuestión se habrán de especificar también. Del mismo modo una vez hecho lo anterior nos queda indicar el nivel de medidas de seguridad que se van a llevar a cabo (estás pueden ser básicas, medias, o alta).

Hay un formulario electrónico a través del que se realizan las solicitudes para la la inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos. Esto se hace de forma totalmente gratuita, aunque sería oportuno que tuvieses un certificado digital. En caso de no tenerlo ¿qué ocurre? No te preocupes porque también se podría hacer el trámite por Internet, aunque siempre nos quedará el formato papel aunque pueda resultar más incómodo.

Así mismo el artículo 58 del RLOPD nos dice que se han de mantener actualizados los ficheros en todo momento. Cuando decidamos suprimir o anular la inscripción del registro pasará lo mismo.

Ten en cuenta que aunque parezca una tontería el no inscribir el fichero en la AEPD conllevaría estar incurriendo en una infracción leve que queda reconocida en el artículo 44.2 de la LOPD. ¿Qué significa esto? Que te pueden poder una multa que va desde 601 € hasta los 60.101.

 

El derecho al olvido en Internet

El derecho al olvido en Internet

¿Conocéis el derecho al olvido?

Es un derecho que posee todo ciudadano para que se borre, bloquee, o suprima definitivamente cualquier información relativa a su persona que ya está obsoleta por el transcurso del tiempo, pero que sin embargo puede afectar a sus derechos fundamentales. Muchas veces entra en colisión la libertad de expresión, es decir, que si a veces no se puede dar toda la información que queramos por internet porque hay un límite en el que se va a violar el derecho de otra persona.

LA AEPD ha reconocido que a veces la difusión universal e ilimitada de información pueden lesionar ciertos derechos de las personas, algo que no tiene sentido cuando dicha información no tiene relevancia para el interés público. Cuando realmente esta información hace tiempo que dejó de interesar a la gente entonces ya no sirve, lo único que va a hacer es perjudicar a las otras personas. Además no se podrá publicar nada evidentemente que no cumpla con la normativa en internet.

¿Sabíais que hay 13.478 solicitudes españolas y 144.954 solicitudes europeas de derecho al olvido en Internet, concretamente en Google?

En mayo del 2014 el Tribunal de Justicia de la Unión Europea reconoció el derecho para que las personas solicitasen que se retirasen sus datos en los motores de búsqueda, sólo pueden permanecer en caso de interés público, es decir, un caso importante que tengo que ser conocido porque en caso de que la gente no lo conozca puede traer consecuencias negativas a otras personas por no tener conocimiento del mismo. Ejemplo: si una persona ha delinquido anteriormente o tiene una determinada enfermedad a lo mejor si se debería de informar a la empresa para que este tuviese constancia de lo que está pasando por si ha de tomar una serie de medidas para evitar que la cosa vaya a peor. En el caso de que la persona sea una persona que anteriormente ya haya cumplido presión la cosa es más complicada porque se puede entender que hay una exclusión social, y esto sin lugar a dudas es una conducta denunciable.

Cuando sabemos exactamente lo que se tiene que cambiar se haría como una especie de ranking en el que tendríamos cosas que mirar y como hacer estas cosas sin que esto tienda a perjudicar a nadie. Esto es algo que no viene mal para tener que hacer un esfuerzo más neutral que nunca se va haciendo cosas de las que todos sepamos que no siempre va a ser igual ya que cuando mas entusiasmo hay es peor porque no siempre se hace según corresponde y eso no está mu bien.

Ejemplos:

  • Si una persona cometió un delito en algún momento de su vida y de esto ya hace muchos años, la información que lo relaciona con el mismo no tiene porqué está circulando por internet porque entorpece su vida social y laboral, pudiéndole causar graves perjuicios. lo mismo ocurre con las víctimas de agresiones que soliciten que se eliminen los datos de la noticia transcurrido un tiempo cuando haya sido la propia persona la que haya publicado casos vergonzosos o embarazosos. Esto no se podrá eliminar del todo, ya que fue la propia persona la que lo hizo y eso se ha de tener en cuenta. En caso de que haya algún error se ha de tener en cuenta para que no se deje solo en un tiempo que no sea valorable y esto no siempre es lo adecuado.
  • Sin embargo en el caso de un delincuente reincidente o una persona acusada de cometer actividades fraudulentas, con conductas agresivas que han atacado varias veces a otros no se tienes porqué eliminar.
Factores que contribuyen a una mala experiencia de compra online

Factores que contribuyen a una mala experiencia de compra online

Queda claro que Internet es un medio sumamente importante a la hora de vender productos o servicios, ya que el usuario nos puede comprar desde cualquier parte del mundo sin moverse del sitio a través de un dispositivo móvil.

Como está claro que el tener una web dónde se pueda informar al consumidor es una ventaja competitiva, tenemos que aprovecharla y sacarle el máximo provecho, ya que ¿de qué nos sirve una web que nadie visita? Debemos vigilar cualquier detalle que pueda afectar a nuestra páginas web o blogs para no perder clientes y anticiparnos a las posibles quejas que puedan surgir para mejorar el servicio al cliente.

Factores más comunes que contribuyen a la mala experiencia de compra:

  • No tener un diseño atractivo o una estructura difícil de entender. Esto puede hacer que el usuario se pierda al navegar, entorpeciendole el camino a la conversión. Si el consumidor no logra llegar a dónde quiere en poco tiempo se irá de nuestra web a la competencia, ¿queremos que ocurra esto?
  • Descripción del producto o servicio inexistente o poco adecuada a la realidad acompañado con imágenes difusas o que no se corresponden con el bien vendido en cuestión. El cliente se podría hacer unas expectativas que no son las adecuadas y salir defraudado, cosa que no nos conviene ya que entonces no solo no volverá a comprar sino que nos dará “mala fama”.
  • Mala gestión o logística del pedido. Por ejemplo no ha recibido el pedido en el tiempo esperado o se ha extraviado el producto. Esto sin lugar a dudas a veces puede ocasionar algún perjuicio al consumidor. En caso de que por más diligentes que hayamos sido haya sido imposible evitar que el usuario reciba su pedido a tiempo, se ha de compensar al mismo por los daños que se le han ocasionado a causa de la demora.
  • Problemas en el servicio post-venta. Una mala experiencia aquí puede acarrear a la empresa nefastas consecuencias. Se ha de tener en cuanta que la compra no termina cuando se le entrega el bien o producto al usuario sino que ha de ir mucho más allá para que esté contento y vuelve a comprarnos.
  • Incidencias en las devoluciones del producto. Hay que tener una política de devoluciones que evidentemente hay que cumplir por ley. Por ejemplo el consumidor tendrá un plazo de 15 días para retractarse del contrato inicial.
  • Problemas en las formas de pago. Le tenemos que dar siempre facilidad al cliente para que pague como más cómodo le resulte, eso si, no hace falta tampoco correr riesgos innecesarios.
Youtube y derechos de copyright

Youtube y derechos de copyright

¿Os acordáis de lo que eran los derechos de copyright (poner enlace)? Como anteriormente habíamos comentado los derechos de copyright son los derechos que tiene una persona por la creación de una obra literaria o artística.

Siempre que se grabe una imagen o la voz de una persona para que se pueda reproducir necesitaré el consentimiento de la misma. Si por ejemplo hacemos un video en el que aparece un lugar público no hay ningún problema, pero si apareciese algún sitio privado también habría que pedir consentimiento al dueño. Quedando claro esto, ¿cuando salgamos en algún video que hayan grabado nuestros amigos voy a tener copyright del mismo? Pues lamentamos decirte que no, esto solo lo tendría el propietario o la persona que lo hizo.

¿Cómo funciona el copyright en youtube?

Cuando un usuario no está de acuerdo con el contenido del video porque le parece inadecuado, aparece sin permiso, por abuso o acoso, porque considera que alguien está utilizando su imagen, porque han copiado su obra o se esta utilizando su marca comercial o cualquier otro problema legal, se puede hacer una notificación en youtube para señalar que quiero que desaparezca.

También se puede enviar un mensaje privado al usuario que está vulnerando nuestro derechos para no tener que recurrir directamente a youtube que parece una acción más radical.

Si se demuestra que el video no es del todo lícito o adecuado a las buenas costumbres y finalmente fuese eliminado se le informará al usuario que lo ha subido. No se puede subir por una misma persona 3 videos de estas categorías ya que no se si se le bloqueará automáticamente la cuenta para que no pueda volver a realizar esta actividad ilícita.

¿Que ocurre si me han solicitado que elimine un contenido y no estoy de acuerdo?

Pues hay también un una contra -notificación que nos encontramos en la propia red de Youtube para cualquier duda que aparezca que tengamos. Ya que puede ser que haya habido un errores y entonces tendríamos que cambiarlo todo.

Ejemplo de redacción de bases legales de un concurso de fotografías realizado en twitter

Ejemplo de redacción de bases legales de un concurso de fotografías realizado en twitter

1. Entidad organizadora y finalidad del presente consurso

Esta actividad promocional será organizada por (nombre de la empresa), con domicilio en (dirección de la empresa), con el fin de promocionar su actividad comercial en la red social de twitter y ampliar el número de seguidores.

2. Personas a las que se dirige el concurso

Pueden participar en el concurso aquellas personas mayores de edad que residan en España. Además han de ser (condiciones que la empresa quiera imponer) y seguidores de twitter. Si no lo eres deberás de darle al botón de “followers” a través de la siguiente página (se pone un enlace a la red social en cuestión).

Quedarán excluidos de la participación todo el personal de la empresa que organiza dicha actividad promocional así como sus familiares.

3. Fecha del concurso

El presente concurso estará activo de los días (fecha desde que comienza hasta que acaba) ambos incluidos.

4. Concurso y Premios/ Mecánica de participación y obtención de premios

En la página de twitter de (nombre de la empresa) se anunciara un concurso que consistirá en que el usuario debe publicar en su perfil de twitter una foto con el hashtag (se especifica lo que queremos que tenga el hashtag relacionado con la promoción)

Una vez finalizada la promoción un jurado compuesto por (se puede hablar de los miembros del jurado) elegirán la foto ganadora. El premio consistirá (descripción del premio)

5. Comunicación del premio

concurso redes socialesEn un plazo de tres días después de acabar el concurso se publicará en la página de twitter el ganador del concurso. Para obtener el premio el usuario nos ha de confirmar sus datos por correo privado a través de twitter. Pasados cinco días desde la publicación del ganador en twitter si éste no se pone en contacto con la academia para la confirmación de sus datos o no nos podemos poner en contacto con el por la causa que fuere, perderá la condición de ganador y se contactará con el suplente.

El premio se recogerá en (normalmente es el domicilio de la empresa) dónde la directora del mismo se echará una fotografía con el ganador dándoles (el premio correspondiente) con el objeto de que dicha fotografía sea subida posteriormente a las redes sociales con las que cuenta (nombre de la empresa)

En caso que el concurso no logré contar con 10 participantes será declarado desierto.

Los premios bajo ninguna circunstancia se podrán cambiar por cualquier otro obsequio ni canjearse por su equivalente compensación en metálico.

6. Responsabilidad de la empresa

La empresa organizadora se reserva el derecho de acortar, prorrogar, modificar o cancelar este concurso si así lo estimase conveniente o si ocurriesen supuestos especiales en lo que se impide la realización del mismo. concurrieran circunstancias excepcionales que impidieran su realización.

Igualmente (nombre de la empresa) se reservara el derecho de eliminar las fotos o comentarios que no se adecuen a su filosofía de empresa o que se consideren ofensivas para otros internautas.

No se responsabilizará por las afirmaciones que se hagan a través de la red social terceras personas pudiendo llevar a cabo las actuaciones judiciales que crea pertinentes contra las mismas.

Tampoco se responsabiliza de los daños o perjuicios que pudieran ocurrir cuando el ganador disfrute del premio.

7. Tratamiento de los datos personales

Los datos personales facilitados serán incorporados a un fichero automatizado, propiedad de (nombre de la empresa). El tratamiento de los mismos se realizará de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal y en la Ley 34/2002 de 11 de julio de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico.

(Nombre de la empresa) se reserva el derecho de informar a los participantes de las promociones y acciones comerciales que la empresa lleve a cabo posteriormente por cualquier medio.

8. Ley aplicable

Para todo lo que no se especifica en estas bases legales del concurso en twitter, la promoción se someterá a la normativa española que esté en vigor en ese momento.

En caso de litigio resolverán la contienda los Juzgados y Tribunales de (lugar en el que se ubica la empresa), sin perjuicio del fuero que pudiera corresponder según la normativa aplicable.

9. Aceptación de las bases de este concurso

Al participar en el concurso y dar tus datos personales estás aceptando de forma expresa las anteriores bases del concurso. En caso de que desee obtener más información podrá ponerse en contacto con la empresa organizadora llamando al siguiente numero de teléfono (número de teléfono) o mandando un email a (correo electrónico)

Ejemplo de Aviso legal

Ejemplo de Aviso legal

DATOS GENERALES

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico ponemos a su disposición los siguientes datos:

(Nombre de la empresa) está domiciliada en la calle (dirección fiscal de la empresa), con CIF (número correspondiente). Inscrita en el Registro Mercantil de (ciudad en la que se encuentre dicho registro), Vol. (número correspondiente), Folio (número correspondiente), Hoja (número correspondiente), Inscripción (número correspondiente).

En la web (página web de la empresa) hay una serie de contenidos de carácter informativo sobre (contenido de la web o explicación de su actividad).

Su principal objetivo es facilitar a los clientes y al público en general, la información relativa a la empresa, a los productos y servicios que se ofrecen (esto se puede modificar según la actividad a la que se dedique la empresa).

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Ejemplo aviso legalEn cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) se informa al usuario que todos los datos que nos proporcione serán incorporados a un fichero, creado y mantenido bajo la responsabilidad de (nombre de la empresa)

Siempre se va a respetar la confidencialidad de sus datos personales que sólo serán utilizados con la finalidad de gestionar los servicios ofrecidos, atender a las solicitudes que nos plantee, realizar tareas administrativas, así como remitir información técnica, comercial o publicitaria por vía ordinaria o electrónica.

Para ejercer sus derechos de oposición, rectificación o cancelación deberá dirigirse a la sede de la empresa (dirección de la empresa), escribirnos al siguiente correo (email de contacto de la empresa) o llámanos al (número de teléfono).

CONDICIONES DE USO

Las condiciones de acceso y uso del presente sitio web se rigen por la legalidad vigente y por el principio de buena fe comprometiéndose el usuario a realizar un buen uso de la web. No se permiten conductas que vayan contra la ley, los derechos o intereses de terceros.

Ser usuario de la web de (página web de la empresa) implica que reconoce haber leído y aceptado las presentes condiciones y lo que las extienda la normativa legal aplicable en esta materia. Si por el motivo que fuere no está de acuerdo con estas condiciones no continúe usando esta web.

Cualquier tipo de notificación y/o reclamación solamente será válida por notificación escrita y/o correo certificado.

RESPONSABILIDADES

(Nombre de la empresa) no se hace responsable de la información y contenidos almacenados en foros, redes sociales o cualesquier otro medio que permita a terceros publicar contenidos de forma independiente en la página web del prestador.

Sin embargo, teniendo en cuenta los art. 11 y 16 de la LSSI-CE, (nombre de la empresa) se compromete a la retirada o en su caso bloqueo de aquellos contenidos que pudieran afectar o contravenir la legislación nacional o internacional, derechos de terceros o la moral y el orden público.

Tampoco la empresa se responsabilizará de los daños y perjuicios que se produzcan por fallos o malas configuraciones del software instalado en el ordenador del internauta. Se excluye toda responsabilidad por alguna incidencia técnica o fallo que se produzca cuando el usuario se conecte a internet. Igualmente no se garantiza la inexistencia de interrupciones o errores en el acceso al sitio web.

Así mismo, (nombre de la empresa) se reserva el derecho a actualizar, modificar o eliminar la información contenida en su página web, así como la configuración o presentación del mismo, en cualquier momento sin asumir alguna responsabilidad por ello.

Le comunicamos que cualquier precio que pueda ver en nuestra web será solamente orientativo. Si el usuario desea saber con exactitud el precio o si el producto en el momento actual cuenta con alguna oferta de la cual se puede beneficiar ha de acudir a alguna de las tiendas físicas con las que cuenta (nombre de la empresa)

PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL

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Todos los productos y servicios de estas páginas que NO son propiedad de (nombre de la empresa) son marcas registradas de sus respectivos propietarios y son reconocidas como tales por nuestra empresa. Solamente aparecen en la web de (nombre de la empresa) a efectos de promoción y de recopilación de información. Estos propietarios pueden solicitar la modificación o eliminación de la información que les pertenece.

LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

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